نظام اللوازم و المشتريات

المادة "5"

• يعيّن مجلس الأمناء لجنة من بين أعضائه، تسمّى لجنة المشتريات، لتمارس مسؤولياتها وصلاحياتها حسب بنود هذا النظام.
• تشكّل في الجامعة لجنة، تسمى لجنة المشتريات المركزية ممّن يلي أو من يقوم مقام أيٍّ منهم عند غيابه في إجازة أو في الخارج.

(1) نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية (رئيسا)

(2) المدير المالي (عضوا)

(3) مدير اللوازم (عضوا)

(4) ممثل عن الكلية أو الوحدة المختصة (عضوا)

(5) مدير المكتب الهندسي إذا كان العطاء متعلقا بالأشغال  (عضوا)

(6) أحد موظفي الجامعة ممن لا تقل درجته عن الثالثة يعينه رئيس الجامعة لمدة سنة قابلة للتجديد (عضوا)

المادة "6"

·يكون اجتماع لجنة المشتريات المركزية قانونيا إذا حضره رئيس اللجنة وأربعة من أعضائها، وتتخذ قراراتها بأغلبية الحاضرين .

·يعيّن رئيس الجامعة موظفا من العاملين في الجامعة ليقوم بمهمة أمانة السر للجنة المشتريات المركزية، ويتولى حفظ القيود والسجلات والملفات الخاصة بأعمال اللجنة، وإنجاز المعاملات المتعلقة بها، وتدقيق إعلانات العطاءات ونماذجها، ومددها، ومرفقاتها، والتأكد من نشر الإعلانات قبل فتح العطاءات.

·يخصّص صندوق محكم الأقفال لدى رئيس لجنة المشتريات المركزية لإيداع عروض العطاءات، ويكون له ثلاثة أقفال مختلفة توزّع مفاتيحها على كل من رئيس اللجنة، والمدير المالي، ومدير اللوازم، ولا يفتح الصندوق إلاّ بحضور أعضاء اللجنة بالنصاب القانوني في الموعد المحدّد لفتح العطاءات.

المادة "7"

· يراعى في تطبيق هذا النظام بنود النظام المالي، وبخاصة المواد 15،16، 17، 18 .  

· يراعى في شراء اللوازم وتنفيذ الأشغال، توفّر مخصصات لها في الموازنة المعتمدة، وعدم تجاوز تلك المخصّصات .

المادة "8"

يتم شراء اللوازم وفقــا للصلاحيات الآتية:

1. لرئيس الجامعة شراء لوازم لا تزيد قيمة أيِّ صنف منها عن (500) خمسمائة دينار، خلال السنة المالية الواحدة بطريق أمر الشراء المحلي.
2. بقرار من  رئيس الجامعة، وبناء على توصية من لجنة المشتريات المركزية، إذا كانت قيمة اللوازم تزيد عن (500) دينار ولا تتجاوز (2000) ألفي دينار.
3. بقرار من لجنة المشتريات، إذا كانت قيمة اللوازم تزيد عن (2000) ألفي دينار ولا تتجاوز ( 15000) خمسة عشر ألف دينار.
4. تعرض توصيات لجنة المشتريات التي تزيد قيمتها عن ( 15000) خمسة عشر ألف دينار على مجلس الأمناء للنظر فيها واتخاذ القرار المناسب.

المادة"9"

يقدّم طلب الشراء قبل وقت كاف، على ألا يقل عن ثلاثين يوما من الحاجة إليها، ولا ينظر في أي طلب على أنه مستعجل أو طارئ، إلا إذا كان ناشئا عن حاجة لم يكن من اليسير توقعها، أو التنبؤ بوقوعها.

المادة "10"

يتم شراء اللوازم التي تزيد عن (500) خمسمائة دينار عن طريق استدراج ثلاثة عروض على الأقل، واختيار العرض الأنسب، ويجوز شراء اللوازم، إذا كان عدد العروض المستدرجة اثنين فقط ، وذلك في الحالة التي لا يقدم فيها اللوازم المطلوبة، أو يتاجر بها، أو يقوم بالأشغال المطلوبة، سوى المناقصين الذين قدما عروضهما.

المادة " 11"

لا يجوز تجزئة اللوازم المتشابهة التي يتم شراؤها بموجب أحكام هذا النظام إلى صفقات متعددة خلال السنة المالية الواحدة.

المادة "12"

بالرغم مما ورد في هذا النظام، يحقّ لكل من لجنتي المشتريات ولجنة المشتريات المركزية، شـراء لـوازم دون استـدراج عروض، أو عن طريق العطـاءات، إذا كانـت اللـوازم المطلوبـة لا ينتجهـا أو يتاجر بها، أو يقدمها إلا مصدر واحــد، أو كانت من إنتاج تخضع  أسعاره للتحديد من السلطات المحلية، أو ذات أسعار محددة عالميا، أو في الحالات والظروف  الطارئة  أو المستعجلة  التي يقررها رئيس الجامعة، شريطة أن تخضع القرارات في هذه الحالة للتصديق عليها حسب أحكام هذا النظام.

المادة "13"

يعلن رئيس الجامعة عن طرح عطاءات اللوازم قبل مدة لا تقل عن خمسة عشر يوما من الموعد المحدد لفتح العطاء، ويجوز تقليص هذه المدة إلى سبعة أيام في حالات الضرورة، على أن يبيّن في الإعلانات طبيعة اللوازم والأشغال المطلوبة، وموعد تقديم العروض، وتاريخ فتحها، وقيمة التأمينات، وأية شروط أو معلومات أخرى ترتئي اللجنة الإعلان عنها، ويراعى في ذلك سجل الموردين.

المادة "14"

يودع المناقصون عروضهم في صندوق  العطاءات في ظروف مختومة، مبيّنا عليها رقم دعوة العطاء، واسم المناقص، ويجوز لأي مشترك في العطاء سحب عرضه بمذكرة موقعة منه، تودع  في صندوق العطاءات قبل الموعد المحدّد لفتح العطاءات.

المادة " 15"

يقدم المشترك مع العطاء كفالة مصرفية، أو شيكا مصدقا من إحدى المؤسسات المالية المعتمدة لدى الجامعة، أو تأمينها نقديا بمبلغ لا يقل عن ( 10%) عشرة بالمئة من قيمة العطاء أو كلفته، حسب القيمة أو الكلفة المنصوص عليها في العطاء، وترفض العروض التي لم ترفق بتلك  التأمينات  عند تقديمها.

المـادة " 16"

يفتح صندوق العطاءات في الموعد المحدّد لذلك، بحضور النصاب القانوني، وتفضّ مظاريف العروض، وتقرأ الأسعار المقدّمة فيها، ويوقّع  كل عرض من اللجنة المختصة، وتنظم خلاصة لتلك العروض يبيّن فيها اسم المناقص، ومقدار التأمينات المقدّمة منه، وأية معلومات أخرى تراها اللجنة ضرورية.

المادة :" 17"

لا يجوز النظر في أي عطاء إذا كان عدد العروض المقدمة إليها فيه يقلّ عن ثلاثة ، وفي هذه الحالة تعاد العروض إلى أصحابها دون فضها، ويعلن عن العطاء، واتخاذ القرار المناسب بشأنه، مهما كان عدد العروض المقدمة.

المادة " 18"

• مع مراعاة ما ورد في الفقرات الأخرى من هذه المادة، يقبل العرض الأقل كلفة أو قيمة إذا كان مناسبا واقتنعت اللجنة بكفاءة مقدّمة وملائمته، وإذا  تساوت الأسعار والشروط والمواصفات ومواعيد التسليم ولم يكن هناك سبب للتفضيل تجرى الإحالة على مقدمي تلك الأسعار بالتساوي، وإذا تعذّر ذلك تجرى الإحالة على أحدهم بالقرعة.
• يجوز ألا يحال العطاء على مقدّم أدنى الأسعار إذا توفّر للجنة المختصة من الأسباب ما يبرّر ذلك .
• إذا وجد أن الأسعار المقدّمة عالية، أو لا تتناسب مع التقديرات الموضوعة للوازم أو الأشغال يجرى ما يأتي:
  1. التفاوض مع مقدّم أنسب العروض لتخفيض السعر المعروض إلى السعر المناسب.
  2. إلغاء العطاء، ثم التفاوض مع الذين اشتركوا فيه ومع غيرهم، للحصول على سعر أقل، وتلزيم اللوازم أو الأشغال بموجبه .
  3. إعـــادة طـــرح العطــــاء.

المادة " 19"

يحق تأجيل فتح العطاء لمدة لا تتجاوز أسبوعا بعد الموعد المحدد، شريطة أن تبين أسباب التأجيل بصورة خطية في القرار.

المـادة "20"

لا تقبل العروض غير الموقعة من مقدميها أو وكلائهم أو التي قدمت بعد الموعد المحدد لتقديمها.

المادة "21"

• لا يجوز لأي من العاملين في الجامعة الاشتراك في العطاءات المقدّمة للجامعة ، ولا يجوز شراء لوازم للجامعة منهم، أو تلزيمهم أشغالاً باستثناء شراء مؤلفاتهم من الكتب، أو مكتباتهم الخاصة، أو أعمالهم الفنية كالرسم  والنحت والتصوير وما شابه ذلك.
• لا يجوز مشاركة أعضاء مجلس الأمناء في عطاءات الجامعة ، كما لا يجوز مشاركة أعضاء لجنتي المشتريات والمكتبة في المداولات حالة النظر في شراء مؤلفاتهم او أعمالهم الفنية.

المادة " 22"

·عند إحالة العطاء تحفظ العيّنات المقدمة مع العطاء المقبول لدى مدير اللوازم وترد العينات الأخرى إلى أصحابها إذا رغبوا في ذلك وتصبح ملكا للجامعة إذا لم يطلبوا استردادها خلال شهر واحد من تاريخ إحالة العطاء ويجوز إتلافها أو التصرف بها بقرار من رئيس الجامعة.

·تحتفظ الدائرة المالية بالتأمين  الذي قدمه المناقص الذي أحيل عليه العطاء ، ولا تعاد التأمينات  الأخرى إلى أصحابها إلا  بعد تصديق قرار الإحالة وتوقيع الاتفاقية مع المحال إليه العطاء على أن يتم ذلك في مدة أقصاها أسبوعين من تاريخ إحالة العطاء.

· يبلغ رئيس الجامعة المناقصين الذين أحيلت عليهم العطاءات بالقرار خلال مدة أقصاها أسبوع واحد من تصديق القرارات بالإحالة ، ويؤخذ توقيعهم أو توقيع وكلائهم على النموذج الخاص بالتبليغ.

· الرئيس يوقع نيابة عن الجامعة الاتفاقيات التي تعقد مع المناقصين الذين أحيلت إليهم العطاءات بموجب الفقرتين 3 و 4 من المادة 8 من هذا النظام.

· يوقع رئيس الجامعة الاتفاقيات التي تقعد مع المناقصين الذين أحيلت عليهم العطاءات بموجب الفقرتين 1و 2 من المادة  8 من هذا النظام.

المادة "23"

o إذا استنكف المناقص الذي أحيل إليه العطاء عن تبليغ قرار الإحالة والتوقيع على نموذج التبليغ، أو التوقيع على العقد، تصادر التأمينات المقدّمة منه، وتقيد إيراداً لحساب  الجامعة، ويحال العطاء إلى  المناقص الذي كان قد قدم العطاء الأنسب.

o  إذا تخلف المتعاقد عن تنفيذ العطاء، أو تأخر في تقديم اللوازم، أو القيام بالأشغال المحالة إليه، كليا أو جزئيا ، عن الموعد المحدّد لذلك أو خالف أيّ شرط من شروط العطاء، أو إذا ثبت أن المتعاقد قدم إلى الجامعة لوازم، أو قام بأداء خدمات أو أشغال لا تتفق ومواصفات العطاء، فللجامعة الحق في شراء اللوازم من الأسواق المحلية أو الخارجية بالأسعار السائدة، أو القيام بالأشغال بالطريقة والكلفة اللتين تراهما الجامعة مناسبتين، وتغريم المتعاقد فرق السعر او التكاليف.

المادة "24"

يجوز زيادة كميات اللوازم أو الأشغال المحدّدة في العطاء المحال، على أن تقدّم أو تتخذ بأسعار الإحالة نفسها، ويجوز تخفيض تلك الكميات، على ألا تتجاوز الزيادة أو التخفيض في تلك الكميات نسبة ( 25%)  خمسة وعشرين بالمئة من قيمة العطاء . ويحق تكليف المتعهد المحال إليه العطاء تقديم لوازم، أو القيام بأشغال إضافية لم تكن من أشغال العطاء، ولكنها ذات علاقة مباشرة، بها بما لا يزيد عن ( 20%) عشرين بالمئة من قيمة العطاء ،على ألا تتجاوز مجموع قيمة الزيادات الأصلية والإضافية في الأحوال جميعها ( 25%) خمسة وعشرين بالمئة من قيمة العطاء الأصلية، ويشترط في ذلك أن يتم إقرار الزيادة أو التخفيض، والمصادقة عليه قبل البدء بتنفيذها حسب أحكام هذا النظام.

المادة "25"

(أ)بالرغم مما ورد هذا النظام لمدير المكتبة في الجامعة الحق في:

1.الاشتراك وتجديد الاشتراك في الدوريات العالمية، وإكمال النقص في الموجودة منها في المكتبة .

2.شراء مواد مكتبية لا تتجاوز ثمنها ( 200) مائتي دينار سنويا بالطريقة  التي يراها مناسبة .

(ب)يجب مصادقـــة رئيس الجامعة على قرارات مدير المكتبة التي يتخذها بموجب الفقـــرة (أ) من هذه المادة.

(ج)يتم شراء المكتبات الخاصة، والمخطوطات، ومجموعات الدوريات القيّمة  التي تزيد قيمتها عن (200) مائتي دينار  بقرار من لجنة ثلاثية، بعيّنها رئيس الجامعة، ويراعى في ذلك أن يكون أعضاؤها من المتخصصين في المواد المنوي شراؤها، وتخضع توصيات هذه اللجنة للتصديق حسب أحكام هذا النظام.

(د)يتم تزويد المكتبة بالكتب والمواد المكتبية عن طريق التعاقد الدوري مع الناشرين والمكتبات التجارية في الداخل والخارج، حسب أحكام هذا النظام.

المادة "26"

بتوصية من رئيس الجامعة، وبقرار من لجنة المشتريات، تباع اللوازم التي لا تحتاج إليها الجامعة أو غير الصالح منها، بالطريقة التي تراها لجنة المشتريات مناسبة، وتقيّد قيمتها في مادة الواردات في حسابات الجامعة.

المادة "27"

• يتم إتلاف اللوازم التالفة، وشطب قيود اللوازم المفقودة التي لا تزيد قيمتها الأصلية عن (100) مائة دينار،  بقرار من رئيس الجامعة، وبناء على تنسيب مسبب من عميد الكليـة، أو مدير الدائرة أو الوحدة، بقرار من مجلس الأمناء إذا زادت القيمة الأصلية عن ذلك. 
• تتم عملية الإتلاف بإشراف لجنة برئاسة نائب رئيس الجامعة للشؤون الإدارية، وعضوية ممثل عن كل من الدائرة المالية ودائرة اللوازم .
• على رئيس الجامعة تحصيل قيمة اللوازم المفقودة، أو الناقصة، أو التالفة، أو أية خسارة وقعت من الموظف أو الموظفين، أو من سواهم من الأشخاص الذين تسببوا في ذلك، على أن يثبت ذلك في قيود اللوازم.

المادة "28"

يجوز تأجير أية أموال منقولة أو غير منقولة تملكها الجامعة إذا كانت فائضة عن حاجتها، وذلك وفقا للشروط والكيفية التي يراها مجلس الأمناء، بتعليمات يصدرها لهذه الغاية.

المادة "29"

- يجري جرد لوازم الجامعة وموجوداتها مرة واحدة في السنة على الأقل قبل نهاية السنة المالية من قبل لجنة جرد، يعيّن رئيس الجامعة مقرّرها وتتكون ممن يأتي:

1. مدير اللوازم

2. موظف من الدائرة المالية

3.مدقّق حسابات الجامعة أو من ينوب عنه

4.موظف من العاملين في الجامعة يعيّنه رئيس الجامعة

- ترفع لجنة الجرد تقريرها إلى رئيس الجامعة موقعة من أعضائها جميعهم.

المادة "30"

يقوم رئيس الجامعة باتخاذ الإجراءات الضرورية لإجراء التحقيق اللازم، إذا وقع نقص في اللوازم، وعلم به عن طريق لجنة الجرد، أو مدير دائرة اللوازم، أو أي مصدر آخر، ويجري تبليغ مجلس الأمناء بذلك .