دائرة اللوازم والمشتريات
تم إنشاء دائرة اللوازم والمشتريات في الجامعة عام 1985 بموجب قرار مجلس الأمناء (229) بتاريخ 1985/12/3، وتشمل الدائرة الأموال المنقولة الخاصة بالجامعة، وصيانتها، والتأمين عليها والخدمات المتعلقة لها، وتشمل أيضا الكتب، والوثائق، والدوريات، والمخطوطات، والخرائط، والأقلام، والصور، والرسائل الجامعية، والأشرطة، والأسطوانات العلمية.
- توفير وتأمين اللوازم للجامعة، والقيام بتسلمها، وتدقيقها، وتسجيلها، وتخزينها في مستودعاتها، وضمان صيانتها، وتوزيعها، وتسهيل جردها، والتنسيق مع الجهات الأخرى المختصة بشراء اللوازم وتنفيذ الأشغال في الجامعة.
- الاتصال بمختلف مصادر توريد اللوازم والمؤسسات التي تقوم بالأشغال، وتزويد لجنة العطاءات بها.
- تحتفظ دائرة اللوازم في الجامعة بالقيود والسجلات والبطاقات اللازمة وفق أحدث الأساليب المتبعة في إدارة اللوازم وتنظيم المستودعات.
- يتم إدخال اللوازم إلى مستودعاتها وإخراجها منها، بموجب مستندات إدخال وإخراج موقعة من أصحاب العلاقة بها، وبالنسبة للكتب والمطبوعات والمواد المكتبية الخاصة بالمكتبة، فإنها تسجل في سجلاتها.
- يتولى تسلم اللوازم الموردة بموجب عطاء لجنة يعينها رئيس الجامعة، وتكون هذه اللجنة مسؤولة عن التسلم حسب مواصفات العطاء وشروطه، وعليه رفع تقاريرها بذلك إلى رئيس الجامعة لإجراء اللازم.
- يعين مجلس الأمناء لجنة من أعضائه، تسمى لجنة المشتريات، لتمارس مسؤولياتها وصلاحياتها حسب بنود هذا النظام.
- توجد في الجامعة لجنة تسمى لجنة المشتريات المركزية وتتكون من:
- نائب الرئيس للشؤون الإدارية (رئيساً).
- المدير المالي (عضواً).
- مدير اللوازم والمشتريات (عضواً).
- مديرة المكتب الهندسي إذا كان العطاء متعلقا بالأشغال (عضواً).
- أحد موظفي الجامعة، من لا تقل درجته عن الثالثة، يعينه رئيس الجامعة، لمدة سنة قابلة للتجديد (عضواً).
يكون اجتماع لجنة المشتريات المركزية قانونياً إذا حضره رئيس اللجنة وأربعة من أعضائها، وتتخذ قراراتها بالأغلبية بتخصيص صندوق لدى رئيس لجنة المشتريات المركزية لإيداع عروض العطاءات، ويكون له ثلاثة أقفال مختلفة توزّع مفاتيحها على كل من رئيس اللجنة، والمدير المالي، ومدير اللوازم، ولا يفتح الصندوق إلا بحضور أعضاء اللجنة بالنصاب القانوني في الموعد المحدّد لفتح العطاءات.
يراعى في شراء اللوازم وفقا للصلاحيات الآتية:
- لرئيس الجامعة شراء لوازم لا تزيد قيمه أي صنف منها على (500) خمسمائة دينار خلال السنة المالية الواحدة بطريقة أمر الشراء المحلي.
- بقرار من رئيس الجامعة وبناء على توصية لجنة المشتريات المركزية إذا كانت قيمة اللوازم تزيد عن (500) خمسمائة دينار، ولا يتجاوز (2000) ألفي دينار.
- بقرار من لجنة المشتريات المنبثقة من مجلس الأمناء، إذا كانت قيمة اللوازم تزيد عن (2000) ألفي دينار، ولا يتجاوز (15000) خمسة عشر ألف دينار.
- تعرض توصيات لجنة المشتريات التي تزيد قيمتها على (15000) خمسة عشر ألف دينار على مجلس الأمناء؛ للنظر فيها واتخاذ القرار المناسب بصددها.
- يقدم طلب الشراء قبل وقت كاف؛ على أن لا يقل عن ثلاثين يوماً من الحاجة إليها لا ينظر في أي طلب على أنه مستعجل أو طارئ، إلا إذا كان ناشئا عن حاجة لم يكن من الممكن توقعها أو التنبؤ بوقوعها.
- يتم شراء اللوازم التي تزيد عن (500) خمسمائة دينار عن طريق استدراج ثلاثة عروض على الأقل، واختيار العرض الأنسب، ويجوز شراء اللوازم إذا كان عدد العروض المستدرجة اثنين فقط، وذلك في الحالة التي لا يقدم فيها اللوازم المطلوبة أو يتاجر فيها سوى المناقصين اللذين قدما عروضهما.
- بالرغم مما ورد في هذا النظام، يحق لكل من لجنتي المشتريات ولجنة المشتريات المركزية شراء لوازم بدون استدراج عروض، أو عن طريق العطاءات، إذا كانت اللوازم المطلوبة لا ينتجها أو يتاجر بها أو يقدمها إلا مصدر واحد، أو كانت من إنتاج تخضع أسعاره للتحديد من السلطات المحلية، أو ذات أسعار محددة عالميا، أو في الحالات الطارئة أو المستعجلة التي يقرّرها رئيس الجامعة؛ بشرط أن تخضع القرارات في هذه الحالة، للتصديق عليها حسب أحكام هذا النظام.
- يعلن رئيس الجامعة عن طرح عطاءات اللوازم قبل مدة لا تقل عن خمسة عشر يوماً في الموعد المحدد لفتح العطاء، ويجوز تخفيض هذه المدة إلى سبعة أيام في حالات الضرورة، على في الإعلانات طبيعة اللوازم والأشغال المطلوبة وموعد تقديم العروض وتاريخ فتحها وقيمة التأمينات وأية شروط أخرى.
- يودع المناقصين عروضهم في صندوق العطاءات في ظروف مختومة مثبتا عليها رقم دعوة العطاء واسم المناقص، ويقدم مع العطاء كفالة مصرفية أو مصدقة من أحد المؤسسات المالية والمصرفية لا يقل عن 10% من قيمة العطاء، ويفتح صندوق العطاء في الموعد المحدد بحضور النصاب القانوني مظاريف العروض، وتقرأ الأسعار المقدمة فيها، ويوقع كل عرض من اللجنة المختصة من قيمة التأمينات المقدمة ولا يجوز النظر في أي عطاء إذا كانت العروض تقل عن ثلاثة وفي هذه الحالة، تعاد العروض إلى أصحابها دون من العطاء مرة أخرى، وتقبل العروض الأقل كلفة إذا كانت مطابقة للمواصفات، وإذا تساوت والأسعار والشروط والمواصفات ومواعيد التسليم، ولم يكن هناك سبب للتفضيل، فتجري الإحالة على مقدمي كل الأسعار بالتساوي، وإذا تعذّر ذلك يجري الإحالة على أحدهم بالمراسلة، واتخاذ القرار المناسب بشأنه، مهما كان عدد العروض المقدمة.