جامعة النجاح الوطنية
An-Najah National University

أقسام الدائرة

يعد هذا القسم من الأقسام المهمة في الدائرة المالية، وتبرز أهميته من كونه يشرف على تخطيط وتنفيذ وضبط إيرادات طلبة الجامعة من أقساط جامعية، ورسوم تسجيل، وإنترنت، وطلبات التحاق بالجامعة ورسوم التخرج.....الخ .

ويتألف قسم محاسبة الطلبة من رئيس القسم، وعدد من المحاسبين المؤهلين في استخدام تقنيات عالية في البرامج المحاسبية وأنظمة الحاسوب، للعمل على سرعة إنجاز المعاملات المالية، وضبطها بدقة عالية.
يشرف رئيس القسم على جميع المهام الموكلة للقسم، ويعمل على توزيع المهام على موظفي القسم ومتابعة انجازهم لها بما يضمن تقديم الخدمات لأحبتنا الطلبة بسهولة ويسر وجودة عالية، لذا يعد هذا القسم من أكثر أقسام الجامعة معرفة ومحبة للطلبة، فهو أول من يستقبل الطلبة الجدد بإعطائهم أرقام التسجيل وآخر من يودعهم بالتخرج  بإصدار شهادات براءات الذمة لتخرجهم.
 
أهم الأعمال التي يقوم بها هذا القسم:‏
  • استيفاء الأقساط والرسوم الأخرى من الطلبة.‏
  • متابعة حسابات الطلبة، من خلال ترصيد الساعات المسجلة فصلياً، وترصيد الأقساط المدفوعة والقروض والمنح الطلابية ‏في كشوف حسابات الطلبة.‏
  • متابعة تجهيز برامج تسجيل الطلبة مع مركز الحاسوب.‏
  • إصدار براءات الذمة للطلبة الخريجين والمنسحبين والمفصولين، واستيفاء رسوم التخرج من الطلبة.‏
  • متابعة ومعالجة المنح والقروض التي يحصل عليها الطلبة.‏
  • تحرير سندات الصرف لإعادة الأرصدة الدائنة للطلبة الخريجين أو المنسحبين أو المفصولين في حال وجودها.‏
  • الرد على أي استفسارات من الطلبة تتعلق بأمورهم المالية.‏

يعتبر هذا القسم بمثابة قلب الدائرة المالية، فهو مسؤول عن التأكد من سلامة معالجة البيانات المالية، واستخراج التقارير المالية من النظام المحاسبي.

ويقوم هذا القسم بالتأكد من صحة إدخال البيانات المالية إلى البرامج المحوسبة، حيث يتم التأكد من ترحيل السندات إلى حساباتها الصحيحة، وبالقيم المطلوبة، وتحميلها إلى مراكز الكلفة حسب الأصول.

كما تقع على عاتق هذا القسم مسؤولية عمل التسويات البنكية شهرياً، وعمل القيود المحاسبية اللازمة لذلك، ومتابعة حسابات الذمم المدينة والدائنة، والتأكد من تسديد المستحقات المالية في وقتها.

وفي نهاية السنة المالية يتم عمل التسويات الجردية حسب المعايير المحاسبية المتبعة، وتجهيز الحسابات الختامية واستخراج التقارير المالية السنوية حسب الأصول.

بالإضافة إلى ماسبق، فإن هذا القسم يقوم بالعديد من الأعمال الأخرى، مثل إعداد أي دراسات مالية أو اقتصادية يقوم بطلبها المدير المالي، ورفع التقارير المالية الدورية والتي يطلبها متخذو القرارات في الجامعة، وتجهيز حسابات تعويضات نهاية الخدمة وصندوق التوفير – بالتعاون مع قسم الرواتب-، ومطابقة صحة إيداعات أقساط الطلبة في البنوك المعتمدة.

يخدم هذا القسم قطاع العاملين في الجامعة، فهو مسؤول عن حسابات الرواتب للموظفين المتفرغين وغير المتفرغين، وحسابات التوفير وتعويضات نهاية الخدمة للموظفين.

ويقوم هذا القسم بإجراء المعالجات المالية لأي تغيرات تطرأ على وضعية الموظفين من علاوات (عائلية، وفنية، وإدارية)، وحسميات أيام العمل، واقتطاعات سلف الرواتب وسلف التعليم وسلف التوفير، وغيرها من الحسميات. حيث يتم إدخال هذه المعالجات على البرنامج الخاص بقسم الرواتب.

وفي نهاية كل شهر يتم تجهيز كشوفات الرواتب الشهرية وتدقيقها، بالتنسيق مع دائرة الموارد البشرية، ليتم بعد ذلك إرسال هذه الكشوفات إلى البنوك المعتمدة، وعمل الحوالات البنكية اللازمة لذلك. ومن ثم يتم التأكد من ترحيل قيود الرواتب بالشكل الصحيح، وتحميل كل مركز كلفة ما يخصه من هذه الرواتب.

وفي نهاية السنة المالية يتم العمل على تجهيز حسابات التوفير الخاصة بالموظفين، واحتساب كل من مساهمة الجامعة، ومساهمة الموظف، وقيمة الفائدة المستحقة لكل موظف على مدخرات التوفير. كما يتم العمل على تجهيز حسابات مخصص تعويض نهاية الخدمة للموظفين، وعمل القيد اللازم لذلك.

وهناك مجموعة من الأعمال الأخرى التي يقوم بها هذا القسم، مثل متابعة ملفات المبعوثين، وسلف التعليم الخاصة بهم، ومتابعة ملفات الموظفين الذين أنهيت خدماتهم لاحتساب مستحقاتهم المالية.

نظراً للظروف الاقتصادية الصعبة التي مرّ بها المجتمع الفلسطيني، وما عاناه من ظروف حصار واحتلال، ظهرت الحاجة ‏إلى وجود قسم خاص يعمل على مساعدة طلبة الجامعة في تأمين جزء من أقساطهم الجامعية، عن طريق قروض حسنة ‏بدون فوائد، تسدّد بعد تخرج الطالب.‏

وكان لجامعة النجاح السبق في تطبيق نظام إقراض الطلبة، حيث بدأت في منح هذه القروض للطلبة من موازنتها الخاصة ‏منذ العام 1996، واستمرت في ذلك إلى غاية العام 2000، حيث تولت وزارة التربية والتعليم عملية أمر هذه القروض من ‏خلال صندوق إقراض الطلبة التابع للوزارة.‏
ويقوم هذا القسم بالتنسيق مع كل من عمادة شؤون الطلبة، وقسم محاسبة الطلبة، ومركز الحاسوب في الجامعة، ‏ووزارة ‏التربية والتعليم العالي لضمان تنفيذ عملية منح القروض للطلبة بالشكل الأمثل، ويمكن تلخيص مهام هذا القسم ‏بما يأتي:‏

  • الإعلان للطلبة بكافة الوسائل المتاحة عن بدء استقبال الوزارة لطلبات القروض.‏
  • استقبال طلبات القروض ومرفقاتها من الطلبة، بعد تعبئتها على موقع الوزارة، والتأكد من صحة تعبئة الطلب، و اكتمال ‏‏المرفقات، والرد على استفسارات الطلبة المتعلقة بكيفية تعبئة طلبات القروض.‏
  • أرشفة طلبات القروض المُستلمة من الطلبة تمهيداً لإرسالها إلى الوزارة.‏
  • الإعلان للطلبة، بكافة الوسائل المتاحة عن بدء تنفيذ قروض الطلبة فور موافقة الوزارة عليها.‏
  • استقبال المراجعات والاعتراضات من الطلبة حول نتائج القروض المعلنة من الوزارة، والردّ على أي استفسارات بهذا ‏‏الخصوص.‏
  • تنفيذ قروض الطلبة، وتوقيعهم على الكمبيالات الخاصة بذلك.‏
  • متابعة ترحيل القروض إلى حسابات الطلبة.‏
  • تدقيق حسابات قروض الطلبة، ومطابقتها بحسابات الجامعة وحسابات وزارة التربية والتعليم العالي.‏
  • متابعة تحصيل القروض المستحقة على الطلبة.‏
  • عمل براءات الذمة للطلبة المتعلقة بقسم القروض، وذلك بعد تدقيق حساب ذمم القروض للطالب، وتوقيعه على تعهد ‏بسداد ‏قروضه الجامعية حسب الأصول.

تبرز أهمية هذا القسم في كونه مسؤولاً عن تدقيق مصروفات الجامعة كلها، باستثناء الرواتب، قبل إتمام صرفها، حيث يقوم ‏هذا القسم باستلام معاملات الصرف المختلفة، وتدقيقها، والتأكد من أنها مستوفية للشروط كلها من موافقة إدارة الجامعة، ‏وصحة البيانات، وكفاية المستندات الثبوتية المرفقة بالمعاملة قبل إتمام عملية صرفها‎.‎

ويعمل هذا القسم على إنجاز معاملات النفقات الخاصة بالموردين والمقاولين، ومعاملات السلف النثرية الواردة من مختلف ‏كليات الجامعة ودوائرها، كما يعمل على صرف مكافآت العمل الإضافي للمدرسين المتفرغين وغير المتفرغين‎.‎

بعد إعداد سند الصرف يتم رفعه إلى السيد المدير المالي؛ ليتم تدقيق المعاملة، والتوقيع عليها من أجل إتمام عملية الصرف ‏حسب الأصول‎.‎

كما يقوم قسم النفقات بعمل تسويات نهاية السنة المتعلقة بالمصاريف المستحقة و المصاريف المدفوعة مقدماً، حسب ‏الأصول المحاسبية المتعارف عليها، وعمل قيد الاستهلاك السنوي لأصول الجامعة‎.‎

ويعمل هذا القسم على الإشراف مالياً على المشاريع التي تنفذها الجامعة، سواءً أكان ذلك من خلال المراكز العلمية ‏للجامعة، أوالكليات المختلفة، حيث يقوم هذا القسم بالمهام الآتية‎:

  • مساعدة معدي مقترحات المشاريع في عمل الموازنة التقديرية للمشاريع، حيث يتم ترجمة متطلبات تنفيذ المشروع إلى ‏أرقام وفق أسس مهنية، وربطها بالجدول الزمني لتنفيذ المشروع‎.‎
  • توثيق مقترحات المشاريع التي يتم عملها بالتنسيق مع وحدة المشاريع في الجامعة ضمن قاعدة بيانات خاصة لهذا ‏الغرض‎.‎
  • بعد الموافقة على مقترح المشروع، يتم إعطاء رقم مالي لهذا المشروع ضمن سجلات الدائرة المالية، مما يسهل عملية ‏المتابعة، والرقابة على تنفيذ هذه المشاريع‎.‎
  • متابعة تنفيذ المشروع ضمن الموازنة المعدّة له مسبقاً، والتأكد من مطابقة الإجراءات المالية المتبعة في تنفيذ المشروع ‏مع كلٍّ من متطلبات الجهة المانحة وسياسات إدارة الجامعة‎.‎
  • رفع تقارير دورية للمشاريع المنفذة إلى الجهات المُمَوِّلة لهذه المشاريع، حسب متطلبات كل مانح وشروطه‎.‎
  • تقديم تقارير مالية لإدارة الجامعة عن المشاريع المنفّذة، من حيث التحصيلات النقدية، ومراحل التنفيذ المالي، وجدول ‏مقارنة المصاريف الفعلية للمشروع مع الموازنة التقديرية المرصودة له‎.‎

نظراً لأهمية المعاملات التي ترد إلى الدائرة المالية، وضرورة توفير نظام يعمل على سهولة استرجاع هذه المعاملات ومرفقاتها وعرضها، فقد تم مؤخراً تطبيق نظام السكرتاريا والأرشفة الإلكترونية في الدائرة المالية.

وبموجب هذا النظام، تقوم موظفة السكرتاريا باستلام البريد الوارد إلى الدائرة المالية، وإدخاله إلى جهاز الحاسوب عبر الماسح الضوئي (Scanner) وإعطاء المعاملة رقم تسلسلي حسب النظام المتبع، وبعد ذلك يتم إعادة توزيع هذا البريد على موظفي الدائرة والجهات المعنية في الجامعة كل حسب اختصاصه.

كما يقوم موظف الأرشيف بإدخال كافة السندات المحاسبية ومرفقاتها إلى جهاز الحاسوب، عبر الماسح الضوئي، (Scanner) مما يسهل عرض هذه السندات عند الحاجة لها وطباعتها، مما يعمل على توفير الوقت والجهد والسرعة في إنجاز المعاملات ومتابعتها.

ويعتبر موظف الأرشيف هو الشخص المسؤول عن سلامة حفظ السندات المحاسبية، وهو الشخص الوحيد المخول بإخراج هذه السندات من الملفات، وإعطائها لطالب تلك السندات بعد تعبئة نموذج خاص بذلك، كما أنه مسؤول عن متابعة إعادة هذه السندات من قبل الموظفين بعد الانتهاء منها.

بالإضافة إلى ما ذكر أعلاه، يقوم هذا القسم بالعديد من الأعمال التي تخدم الدائرة المالية، مثل طباعة الكتب والمراسلات، وتوزيعها على الجهات المعنية، وحفظ المراسلات الواردة للدائرة المالية في الملفات حسب الأصول، وعمل تقارير متابعة أعمال الموظفين؛ للتأكد من إتمام الموظفين للأعمال الموكلة إليهم وغيرها من الأعمال.


© 2021 جامعة النجاح الوطنية