الرقابة المالية والتدقيق الداخلي

نسعى إلى أن نكون متميزين محلياً واقليمياً في مجالات الرقابة المالية والتدقيق الداخلي وفقاً لمعايير الجودة العالمية وصولاً إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية للجامعة.

تتلخص رسالة الدائرة بالحرص على القيام بالواجبات والمهام الموكلة اليها بكل امانة ومهنية وتقديم التقارير الى ادارة الجامعة بهدف التصحيح والتصويب وذلك لخدمة جميع الأطراف الداخلية والخارجية ولهذا تم الاعتماد على الرقابة الإيجابية- الرقابة المانعة بهدف تحقيق الاهداف الاستراتيجية للجامعة.

تهدف دائرة الرقابة المالية والتدقيق الداخلي الى الرقي بالجامعة وضمان تحقيق أهدافها وفق الخطة المرسومة وذلك من خلال تطوير الأنظمة المالية والرقابية وتزويد الإدارة العليا بالتقارير لأغراض التقويم والتصحيح والمساءلة، والتأكد من سلامة سير الأمور المالية واختبار دقة العمليات والبيانات الخاصة بها وفحص الإجراءات والوسائل الفنية المتبعة لبيان مدى كفاية الاحتياطات المتخذة لحماية أصول الجامعة وممتلكاتها ومدى مطابقة الأمور المالية للقوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها في الجامعة وبالتالي تحقيق العدالة والشفافية والدقة المالية التي هي من أهم وسائل الرقي والرفعة وأسرعها بوجه عام.

تُعَدُّ الدائرة بمثابة صمام الأمان الذي يحفظ للجامعة مركزها الفعال من الناحية المالية والإدارية، حيث تقوم بمجموعة من المهام والاجراءات:

• التأكد والتثبت من ان الدوائر والاقسام بالجامعة تقوم باداء مهامها على اكمل وجه وبما لا يتعارض مع الأنظمة المعمول بها، وضمان تحقيق أهداف الجامعة وفق الخطط المرسومة وذلك من خلال تطوير الانظمة المالية والرقابية وتزويد رئيس الجامعة بالتقارير لأغراض التقويم والتصحيح والمسائلة.
• التأكد من سلامة سير الأمور المالية واختبار دقة العمليات والبيانات الخاصة بها وفحص الاجراءات والوثائق الفنية المتبعة لبيان مدى كفاية الاحتياطات المتخذة لحماية اصول الجامعة وممتلكاتها.
• التأكد من سرعة إنجاز المعاملات المالية، بالتعاون مع الدوائرالمعنية في الجامعة.
• التأكد من ان عملية ادخال الموجودات الثابتة وعمليات الإتلاف (ان وجدت) قد تمت حسب الاصول ومراجعة تقارير الاستهلاك في نهاية العام الجامعي.
• التأكد من دقة وصحة القيود والمستندات المالية والوثائق المعززة لها ومن صحة الاستحقاق قبل الصرف.
• التأكد من صحة إدخال المبالغ المدفوعة في حسابات الجامعة.
• التثبت من قانونية الإنفاق وفق الأصول المحددة في القوانين والأنظمة والتعليمات والقرارات النافذة.
• مراقبة أرقام الشيكات المسحوبة من حسابات الجامعة الجارية في البنوك وقيمة هذه الشيكات.
• التأكد من حسن تنظيم السجلات، والتحقق من أسباب الشطب في حال وجوده، والتأكد من أرصدة الحسابات.
• مراجعة ايرادات الجامعة والتحقق من أن الدوائر والاقسام المختصة داخل الجامعة وخارجها قد قامت بتحصيل الأموال المستحقة  وفي اوقاتها المحددة.
• مراقبة تنفيذ موازنة الجامعة وفحص الحسابات الختامية، والنظر في تقارير مدقق الحسابات الخارجي والتأكد من صحتها.
• جرد الصندوق الرئيسي والصناديق الفرعية في الجامعة والجرد المفاجئ بناءعلى تعليمات رئيس الجامعة).
• المشاركة مع الدوائر المختصة بعملية الجرد السنوي لموجودات الجامعة ورفع التقارير حسب الاصول.
• القيام بعمليات الجرد المفاجئ لبعض الأصناف في مستودعات الجامعة بأقسامها المختلفة
• مراجعة مستحقات العمل الاضافي للاكاديمي ومطابقتها والتاكد من وجود الموافقات المطلوبه وعدم مخالفتها لانظمة العمل الاضافي المعمول بها في الجامعة
• العضوية في لجنة المشتريات المركزية ولجنة الجرد المركزية .. وبما يتوافق مع طبيعة العمل.

اعتماد أسلوب ما يسمى بالإجراءات الوقائية (الرقابة الإيجابية - المانعة)  وذلك عن طريق تقديم مجموعة من التوصيات والاقتراحات والسياسات لذوي العلاقة ومتابعتها بهدف تقليل الأخطار والأخطاء إلى حدودها الدنيا بدلاً من تصيدها، تطبيقاً للمقولة (درهم وقاية خير من قنطار علاج), وكذلك تم تجهيز قاعدة بيانات (Database) متكاملة خاصة بالدائرة، يتم الاعتماد عليها بالتدقيق إلى جانب البيانات والمعلومات التي يتم الحصول عليها من جهات التدقيق عبر(فحص المستندات, المشاهدة،المقابلات والتحليلات ...الخ) ومتابعة ما يستجد من أساليب التدقيق وأدلة الإثبات ومعاير التدقيق المالي الحديثة...الخ.

• المسؤولون والعاملون في الجامعة جميعهم مكلفون بالتعاون مع العاملين في هذة الدائرة، وعلى أولئك أن يضعوا تحت تصرف العاملين فيها جميع المعلومات والوثائق والسجلات التي تتعلق بتسهيل مهمتهم.
• تجري عمليات التدقيق في مقر الجهة التي توجد فيها الحسابات والسجلات و المستندات ويمكن عند الضرورة القيام بعمليات التدقيق في مقرالدائرة.
• وبهذا تعتبر دائرة الرقابة الداخلية بالجامعة بمثابة صمام الامان الذي يحفظ للجامعة مركزها الفعال من الناحية المالية والإدارية.

الاجراءات:

• للرئيس أن يتخذ مباشرة أو بواسطة مدير الدائرة ما يراه من إجراءات مناسبة تضمن مصلحة الجامعة وأموالها في ضوء التقارير التي تقدمها الدائرة.
• للرئيس أن يقرر اتخاذ الإجراءات الجزائية أو التأديبية بحق من تعدّه التقارير مسؤولا، أو شريكاً في المسؤولية عن أية مخالفة وفق أنظمة الجامعة المعمول بها.

تعليمات الرقابة المالية والتدقيق الداخلي في جامعة النجاح الوطنية لسنة 1991م ويعمل بها اعتبارا من 16/3/1991م ويكون للعبارات الواردة في هذه التعليمات المعاني المحددة لها فيما يلي:

• الجامعة : جامعة النجاح الوطنية
• رئيس المجلس: رئيس مجلس امناء الجامعة
• الرئيس : رئيس الجامعة
• الدائرة: دائرة الرقابة المالية والتدقيق الداخلي